Registres et tableaux

Mis à jour le 05-07-2017Imprimer

Registre des élèves inscrits

A. du 18/01/1887I. du 15/01/1927C. 91-220 du 30/07/1991

C'est le registre dans lequel sont inscrits tous les élèves fréquentant ou ayant fréquenté l'école.

Pour chaque élève il doit être indiqué :

  • nom et prénom,
  • date de naissance,
  • nom et domicile des parents,
  • école fréquentée précédemment,
  • date d'inscription dans l'école,
  • date de radiation,
  • observations éventuelles.

Ce registre est très important : il arrive souvent qu'un élève ayant fréquenté l'école il y a plusieurs années ait besoin d'un certificat de scolarité.
Il est autorisé de tenir un fichier annuel des élèves sur informatique après déclaration à la CNIL. Ce fichier ne se substitue pas au registre des élèves inscrits.

Registre de sécurité

C. 84-319 du 03/09/1984

Doivent être inscrits dans ce registre :

  • les dates de passage de la commission de sécurité ainsi que les commentaires et les travaux réalisés à sa demande ;
  • les dates des exercices d'évacuation des bâtiments scolaires, la durée de l'évacuation et les problèmes éventuellement rencontrés ;
  • les interventions des pompiers dans l'école et, d'une manière plus générale, tout ce qui concerne la sécurité de l'école ;
  • les consignes de sécurité ;
  • les dates et la nature des contrôles, des vérifications périodiques (extincteurs, alarmes...) ;
  • les adresses utiles et les numéros de téléphone indispensables systématiquement inscrits et mis à jour ;
  • le descriptif de l'établissement : sa catégorie ; - mention des noms des personnes désignées pour encadrer et guider les occupants lors d'une évacuation ; - indication des noms des personnes constituant l'équipe de sécurité ; - indication des personnes entraînées à la manoeuvre des moyens de lutte contre l'incendie ;
  • mention des dates et heures des fausses alarmes et, si possible, leur origine ou les circonstances dans lesquelles elles se sont déroulées ;
  • indication des dates des travaux de transformations, leur nature, les noms des entrepreneurs, de l'architecte ou du technicien chargé de surveiller les travaux ;
  • inscription des dates et quelques éléments d'information sur tout événement qui peut avoir une incidence sur la sécurité (fuite de gaz, panne de chauffage, accident d'un élève dans un atelier, dans la cour de récréation, panne d'électricité, chute d'un élève, détérioration de matériel par les élèves...) ;
  • conservation d'un exemplaire des consignes établies en cas d'accident.

Le plan d'évacuation des locaux doit être affiché ainsi que les consignes permanentes.

Registre infirmerie

N. du 29/12/1999

Un registre spécifique est tenu dans chaque école ou établissement. Il y est porté le nom de l'élève ayant bénéficié de soins, la date et l'heure de l'intervention, les mesures de soins et d'urgence prises, ainsi que les éventuelles décisions d'orientation de l'élève (retour dans la famille, prise en charge par les structures de soins).

Registre des délibérations des conseils des maîtres

Toute réunion du conseil des maîtres fait l'objet d'un compte-rendu qui sera conservé dans un registre spécial.

Ce compte-rendu est rédigé par un enseignant et signé par le directeur.
Une copie de ce compte-rendu est ensuite envoyée à l'I.E.N.
Il n'y a pas de règles précises pour la tenue de ce registre qui peut être, par exemple, un cahier dans lequel on collera un exemplaire du compte-rendu.

Registre des délibérations du conseil d'école

Un procès verbal de chaque réunion du conseil d'école doit être conservé à l'école.
Il est rédigé par le secrétaire de séance sous la responsabilité du président du conseil d'école (directeur ou responsable du RPI ou du réseau d'école).

Registres d'inventaire

Plusieurs registres d'inventaire doivent être tenus dans l'école :

Registre d'inventaire du mobilier

Y est enregistré tout le mobilier de l'école, la date d'achat, l'affectation actuelle (classe, salle polyvalente, etc.) et, le cas échéant, la date de réforme.

Registre d'inventaire du matériel d'enseignement

Tout matériel acheté par l'école (sauf les «consommables» : cahiers, papiers, craies, etc.) est noté dans un ou plusieurs registres :

  • manuels scolaires ;
  • livres de bibliothèque ;
  • matériel pédagogique (diapositives, disques, cassettes audio ou vidéo, etc.) ;
  • matériel audiovisuel et informatique (projecteur, magnétophone, magnétoscope, télévision, ordinateur, imprimante, etc.).

On pensera à noter les numéros de série, pour pouvoir les fournir en cas de vol.
Il est important de différencier le matériel acheté sur crédits communaux du matériel acheté par la coopérative scolaire (possibilité de registres différents).

Catalogue de bibliothèque

Chaque classe a son propre catalogue pour ses ouvrages de bibliothèque mais un catalogue général est nécessaire (cas de BCD notamment).

Cahier de comptabilité de la coopérative

C. du 10/02/1948C. 2008-095 du 23/07/2008

Le directeur doit, en particulier lors d'une inspection, présenter le cahier de comptabilité de la coopérative de l'école.
Chaque classe ayant une coopérative tient un registre des délibérations des réunions de coopérative et sa propre comptabilité le cas échéant.

Coopérative scolaire, collectes, spectacles

Enquêtes concernant la vie de l'école

C. 88-003 du 07/01/1988

Dans une recommandation traitant de la «simplification administrative», le ministère invite les inspecteurs d'académie à «prendre des dispositions... pour alléger le travail de réponse à des enquêtes demandées...».

Les écoles ont à répondre à deux enquêtes importantes :

- ce qu'il est convenu d'appeler «l'enquête lourde de rentrée» exploitée par l'inspection académique, puis les services du ministère de l'Education nationale.L'analyse de cette enquête, au niveau de chaque école, permet d'exprimer divers besoins, notamment pour le soutien et l'aide aux enfants en difficulté ;

- «l'enquête carte scolaire» qui permet notamment d'exprimer les besoins pour la rentrée à venir.

En dehors de ces deux enquêtes, les écoles ont parfois à répondre à quelques demandes plus pointues (enseignement des langues vivantes, classes transplantées, entrée au collège... etc...)
Depuis la mise en place de la décentralisation, les collectivités locales (les mairies pour les écoles) ont tendance à demander de plus en plus d'informations.
Les directrices et directeurs ont intérêt à négocier avec les élus locaux afin d'éviter la multiplication et la lourdeur des demandes (ceci peut être fait dans le cadre d'une concertation globale).
Les enquêtes peuvent porter sur les logements de fonction, les services annexes (études, restauration...), l'aménagement du temps scolaire, la carte scolaire...
Les écoles n'ont pas à répondre à d'autres enquêtes que celles émanant de l'Education nationale et des mairies sous réserve, pour ces dernières, que le contenu fasse l'objet d'un accord entre l'école et la mairie (en cas de litige, voir le conseil des maîtres, le conseil d'école et l'inspecteur de l'Education nationale).

Le directeur n'a pas à répondre à des enquêtes touchant à la vie privée des personnels de l'école. Il prendra d'infinies précautions pour répondre aux demandes de renseignements concernant les élèves et leurs familles.

Cahiers d'appel

Il y a un cahier d'appel par classe. Il faut veiller à ce qu'il soit régulièrement tenu au jour le jour. Sa tenue est obligatoire.

Divers

Les circulaires reçues par l'école de même que les bulletins officiels (BOEN et, dans certains cas, bulletin départemental de l'Education nationale) sont archivés après avoir été portés à la connaissance de tous les personnels.

Doivent aussi être affichés ou disponibles (classeur) :

- Le règlement intérieur de l'école (ou le règlement départemental).
- Le tableau de service des personnels : accueil, récréations, sorties...
- Le tableau d'occupation des locaux : salle de jeux, bibliothèque, gymnase...

Dans chaque classe :

- La liste des élèves avec leur date de naissance,
- L'emploi du temps,
- Les progressions et projets pédagogiques.

Il peut être utile de disposer dans l'école d'un agenda (adresses, téléphones, fax...) sur lequel figurent, par exemple, le personnel de l'Ecole, l'Inspection (IEN, IA...), la Mairie, le médecin scolaire, les services d'urgence, les numéros verts utiles...., la section départementale SNUipp-FSU et d'un cahier de soins.

Le registre-matricule relatif au personnel enseignant est supprimé.

Archives écoles

I. 2005-003 du 22/02/2005

L'ensemble des documents utilisés dans les écoles, qu'il s'agisse des documents administratifs ou des documents pédagogiques, sont selon les cas à trier, archiver ou conserver et ce pendant une durée précise. L'instruction 2005-003 mentionne expressément dans ses annexes les règles à appliquer à l'ensemble de ces documents.

De même, les documents électroniques utilisés ont la même nécessité d'archivage.

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